הטמעה נכשלת לעיתים מפני שמנסים לפתור הכול בבת אחת. לצוות מוצגים עשרות מסכים, אבל הוא עדיין אינו יודע מה הפעולה הראשונה שמצופה ממנו לבצע מחר בבוקר.
מתחילים מבעיה אחת
בוחרים כאב ברור: תיקי תלמיד מפוזרים, משימות שנשכחות או לוח שנה שאינו משותף. מגדירים הצלחה קטנה ומדידה ורק אז מתרחבים.
הדרכה לפי תפקיד
מנהל, רכז ומחנך אינם צריכים אותה הדרכה. כל אחד לומד את המסך והפעולות הרלוונטיים לו, עם תרגול על מצב אמיתי.
מייבאים רק מידע שימושי
לא כל קובץ ישן חייב להיכנס למערכת. כדאי לייבא מידע פעיל, לשמור ארכיון בנפרד ולהימנע מהעמסת נתונים שכבר אינם נדרשים.
בודקים אחרי שבועיים
לא שואלים רק “האם נכנסתם למערכת?”, אלא היכן נוצר חיכוך, מה עדיין נעשה מחוץ למערכת ואיזה שלב דורש פישוט.
הכלל החשוב
מערכת צריכה להתאים לעבודה האנושית ולשפר אותה. אם היא דורשת מהצוות לשכפל עבודה, התהליך צריך להשתנות לפני שמוסיפים עוד יכולות.