כאשר כל דבר הופך לפסקה ארוכה, הצוות מפסיק לקרוא. כאשר שום דבר לא נכתב, האחריות וההמשך נשארים עמומים. הכלל הפשוט הוא לתעד מידע שמישהו אחר יצטרך כדי לפעול נכון.
כן מתעדים
- החלטה שהתקבלה והסיבה הקצרה.
- פעולה, בעל תפקיד ותאריך יעד.
- אירוע משמעותי שישפיע על טיפול עתידי.
- מסמך או אישור שצריך להיות זמין למורשים.
לא חייבים לתעד
רעיונות חולפים, התרשמויות לא מבוססות ושיחות שאינן משנות פעולה יכולים להישאר בשיחה. אם מידע רגיש אינו נחוץ להמשך, אין טעם להפוך אותו לרשומה קבועה.
תבנית קצרה שעובדת
מצב: מה נצפה. פעולה: מה סוכם. אחריות: מי מטפל. מעקב: מתי חוזרים לבדוק. ארבע שורות כאלה מועילות יותר מעמוד שלם ללא החלטה.
להגדיר מי רואה
תיעוד מקצועי אינו אומר שכל הצוות רואה הכול. יש לקבוע הרשאות לפי תפקיד ורגישות, ולבחון אותן כשאנשים עוברים תפקיד.